Les livres obligatoires d’une micro-entreprise doivent répondre à certaines conditions, notamment en matière d’inaltérabilité et de sécurisation des données.

Le site du gouvernement précise : « Seul l'enregistrement chronologique des recettes et des achats non modifiables est exigé. »

Art 50-0 Code général des impôts « Les entreprises qui n'ont pas exercé l'option visée au 4 doivent tenir et présenter, sur demande de l'administration, un livre-journal servi au jour le jour et présentant le détail de leurs recettes professionnelles, appuyé des factures et de toutes autres pièces justificatives. Elles doivent également, lorsque leur commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou de fournir le logement, tenir et présenter, sur demande de l'administration, un registre récapitulé par année, présentant le détail de leurs achats. »

C’est pourquoi il vous est dorénavant interdit d’avoir recours à un tableau Excel pour tenir ces registres. L’utilisation d’un classeur xls, permet de faire des modifications ce qui ne répond pas aux critères d’inaltérabilité attendus.

Tenue des registres

Pour la tenue des registres, il y a deux possibilités :

• Le format papier : vous pouvez soit acheter des livres en papier dans le commerce ou imprimer directement depuis votre ordinateur un modèle et le remplir à la main (en veillant à ne laisser aucun blanc et à n’effectuer aucune rature) ;
• Le format numérique : vous pouvez utiliser un logiciel de qui répond aux conditions d’inaltérabilité. Cela vous permet de remplir les livres obligatoires de façon automatisée. En effet, depuis le 4 novembre 2019, les commerçants peuvent dématérialiser leurs livres comptables.

Conservation des registres

Les livres obligatoires tels que le livre-journal des recettes et le registre des achats ainsi que toutes les pièces justificatives s’y rapportant doivent être conservés pendant une durée de 6 ans minimum. Cette durée a été fixée pour répondre aux obligations fiscales. Le calcul du délai, se fait à partir de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres. La durée est de 10 ans en matière de preuve dans le cadre d’un litige en droit commercial. Par conséquent, les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Sanctions

Ne pas conserver les documents fiscaux de votre entreprise peut vous valoir des sanctions. En effet l'article 1734 du Code général des impôts prévoit :  « Le refus de communication des documents et renseignements demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l'application d'une amende de 10 000 €. Cette amende s'applique pour chaque demande, dès lors que tout ou partie des documents ou renseignements sollicités ne sont pas communiqués. Une amende de même montant est applicable en cas d'absence de tenue de ces documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. (…) »